ESTAR ACTUALIZADO CADA DIA
EXCELENTES
TRUCOS DE EXCEL QUE DEBES CONOCER
Microsoft Excel ofrece herramientas increíblemente
útiles para realizar una serie de operaciones, reportes y gestiones, pero son
pocas las personas que conocen estas herramientas que podrían ayudarnos a
ahorrar tiempo y esfuerzo más aún en nuestra profesión es indispensable conocer
estas. Razón por la cual en el presente artículo les compartiré este mini curso
que les ayudara en el uso y aplicación de Excel.
Veamos estos 20 trucos que te serán bastante útiles
y te convertirás en un experto.
1.
Seleccionar todo con un solo
clic:
Quizás conoces el atajo “Ctrl + A” para seleccionar todo, pero
existe una forma aún más fácil. Mediante el botón de la esquina superior
derecha puedes seleccionar todos los datos en un segundo.
2.
Abrir varios archivos de Excel
a la vez:
Cuando tienes que trabajar con múltiples archivos
simultáneamente, en lugar de abrirlos archivos uno por uno, puedes abrirlos al
mismo tiempo con un solo clic. Selecciona todos los elementos que quieres ver,
presiona la tecla Enter y se abrirán todos a la vez.
3.
Navegar entre distintos
archivos:
Cuando tienes distintas planillas abiertas, es bastante molesto alternar entre ellas, ya que un descuido, como ingresar un dato en la planilla incorrecta, puede arruinar el trabajo. Presionar “Ctrl + Tab” te permite navegar entre los archivos con facilidad.
4.
Personalizar el menú de atajos:
Por lo general se pueden encontrar solo tres atajos en la barra de herramientas superior: Guardar, Deshacer y Rehacer. Sin embargo, si quieres más accesos rápidos en esta zona, como Copiar y Cortar, puedes establecerlos de esta manera: Archivo -> Opciones -> Barra de herramientas de acceso rápido, y en este cuadro agregar las opciones que prefieras de la columna de la izquierda al derecho. Luego de guardar los cambios verás los nuevos íconos en el menú superior.
5. Añadir una línea diagonal en una celda:
Al crear una lista, puedes necesitar una línea diagonal en la
primera celda para separar distintos atributos de filas y columnas. Para
crearla, dirígete a Inicio, luego al ícono de “Bordes” y luego a “Más bordes…”
donde podrás encontrar la línea diagonal. Haz clic en ella y guarda: ahora
puedes incluirla en tu celda.
6.
Insertar más de una fila o
columna:
Probablemente conoces la manera de insertar una fila o columna,
pero esto constituye una pérdida de tiempo si lo que necesitas es insertar más
de una de ellas, repitiendo la acción cada vez. La mejor manera de hacer esto
es arrastrar el cursor y seleccionar la cantidad de filas o columnas que
necesites añadir. Haz clic derecho en el área seleccionada y luego en
“Insertar”. Nuevas filas se agregarán arriba o a la izquierda de la columna
seleccionada.
7.
Mover y copiar datos con
rapidez:
Si quieres mover una columna de datos en una planilla, la forma
más rápida de hacerlo es seleccionarla y posicionar el cursor hacia el borde de
esta columna. Luego de que el cursor se convierte en un ícono de flechas en
cruz, puedes mover la columna libremente. ¿Quieres copiar los datos? Presiona
la tecla Ctrl antes de arrastrar: la columna nueva copiará todos los datos
seleccionados.
8. Borrar celdas en blanco:
Seguramente encuentres diversas celdas en blanco en tu planilla
que podrían afectar la precisión de tus cálculos, sobre todo si debes obtener determinado
valor promedio. Para eliminar rápidamente estas celdas en blanco, la mejor
opción es crear un filtrarlas. Selecciona la columna en la que quieres aplicar
el filtro y luego a Datos -> Filtros, y luego de que aparezca la flecha que
apunta hacia abajo, deselecciona “Seleccionar todo” y haz clic en la última
opción: “Vacías”. Inmediatamente aparecerán todas las celdas en blanco. Ve a
Inicio y haz clic en Borrar.
9. Búsqueda avanzada con caracteres comodines:
Quizás sabes cómo activar la búsqueda rápida con la combinación
“Ctrl + B”, pero existen dos caracteres comodines (utilizados para tomar el
lugar de otros caracteres), signo de interrogación y asterisco, que se usan en
Excel para activar una búsqueda avanzada. Este tipo de búsqueda es útil para cuando
no estás seguro de cuál es el resultado que buscas. El “?” sirve para tomar el
lugar de un carácter. Por ejemplo si ingresas “ca?a” en el campo de búsqueda
los resultados pueden variar: “casa”, “cama”, “caja”, siempre que la palabra
sea de cuatro letras. En cambio, el “*” reemplaza varios caracteres, por lo que
al ingresar “ca*a” puedes obtener resultados de más letras como “cascada”,
“casita” o “cabeza”.
10. Copiar registros únicos en una columna:
Probablemente conozcas la función de Filtros, pero muy pocas
personas utilizan los Filtros Avanzados: aquellos que pueden ser aplicados
repetidamente cuando necesitas filtrar solamente los valores únicos (sin las
repeticiones) entre los datos de una columna. Selecciona toda la columna y
luego ve a Datos ->Avanzadas. Se abrirá una venta. Allí debes seleccionar
“Copiar a otro lugar” y luego seleccionar la columna en la que quieres los
valores únicos, ya sea ingresando los valores o mediante el ícono para
seleccionar áreas (el de la flecha roja). En este ejemplo, los países únicos de
la columna “País” serán copiados de la columna C a la D. No te olvides de
seleccionar “solo registros únicos” y luego Aceptar.
11.
Restringe ciertos valores con
la función de Validación de datos:
Para asegurarte de que todos los datos de tu planilla sean
válidos, puede serte útil restringir los valores y establecer ciertos
parámetros de ingreso de datos. Por ejemplo, todos los números deben ingresarse
en números enteros. Además, imagina que la planilla de la imagen reúne datos de
personas que participaron en una encuesta, las cuales solo pueden ser de 20 a
25 años de edad. Para asegurarte de que no se hayan ingresado a personas fuera
de ese rango de edad, dirígete a Datos -> Validación de datos -> Configuración,
ingresa las condiciones “Números enteros” y luego 20 como mínimo y 25 como
máximo.
Si otras personas ingresarán sus datos a la planilla, puedes ir
a la opción “Mensaje de entrada” y allí escribir “Favor ingresar sus edades en
números enteros, que deben ser de 20 a 25 años”. Los usuarios recibirán una
alerta si ingresan información de forma incorrecta.
12. Navegación rápida con “Ctrl + Tecla de dirección”:
Si presionas Ctrl + cualquiera de las teclas de dirección en el
teclado, puedes saltar hasta el borde de la hoja en diferentes direcciones. Si
quieres ir directamente al final hasta la última fila de datos, simplemente
presiona Ctrl + flecha descendente.
13.
Transponer datos de una fila a
una columna:
Si quieres ver tus datos en forma de columna en lugar de fila,
existe una forma mucho más práctica que escribirlos a mano. En primer lugar,
copia el área que quieres transponer con Ctrl + C, luego haz clic en una celda
en blanco. Ve a Inicio -> Pegar -> Transponer.
14.
Ocultar datos:
Casi todos los usuarios de Excel saben cómo ocultar datos al
hacer clic derecho y seleccionar la opción de “Ocultar” en una fila o columna.
Sin embargo, esto puede ser notorio si se trata de pocos datos. La mejor manera
de ocultar completamente los datos es empleando la función Formato de celdas.
Dirígete a Inicio -> Formato -> Formato de celdas -> Número ->
Personalizada -> Ingresa “;;;”-> Aceptar. Luego de hacer esto quedarán
ocultos todos los valores en esta área. Estos serán visibles solamente en la
zona de vista previa.
15.
Componer texto con “&”:
El símbolo “&” permite componer cualquier texto libremente,
sin necesidad de usar formulas complicadas. En la imagen aparecen tres columnas
con distintos textos, pero si quieres que todos estos valores queden en una
misma celda, debes hacer esto: en la celda donde quieras que figuren los datos
compuestos, utiliza la fórmula que aparece abajo utilizando el “&”. Haz
clic en Enter, y los textos en A2, B2 y C2 se convertirán en Manuela22Puerto
Rico en E2.
16. Mayúsculas y minúsculas:
Existen unas formulas sencillas que puedes utilizar para
transformar el formato del texto: MAYUSC convierte todos los caracteres en
mayúsculas, MINUSC en minúsculas y NOMPROPIO solo dejará el primer carácter de
la palabra en mayúscula.
17.
Ingresar valores que comienzan
por “0”:
Cuando se ingresa un valor que comienza por cero, Excel borrará
este cero por defecto. Este problema se resuelve fácilmente agregando unas
comillas adelante del primer cero.
18.
Utilizar el corrector
automático para facilitar el ingreso de datos:
Si tienes que ingresar el mismo dato repetidas veces, pero este
es complicado de escribir y te quita mucho tiempo, prueba con la función del
Corrector automático, que reemplazará el texto que ingreses con el dato
correcto. Por ejemplo, en lugar de ingresar “Puerto Rico”, puedes ingresar
“pr”, y esto se modificará automáticamente. Clic en Archivo -> Opciones
-> Revisión -> Opciones de Auto corrección e ingresa los textos deseados
en el campo “Reemplazar”.
19.
Obtener más valores con un clic.
Probablemente sepas cómo chequear determinados valores como el
Promedio o la Suma en la barra de estado del borde inferior de la página. Sin
embargo, ¿sabías que haciendo clic derecho en ella tienes más opciones?
20. Cambiar de nombre la hoja con un doble-clic.
En lugar de perder tiempo la opción “Cambiar
nombre”, simplemente haz doble-clic en el nombre de la hoja y escribe el nuevo
nombre.
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