13 TIPS A LA
HORA DE PLANIFICAR TU CONFERENCIA
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1.- ¿De qué
va a tratar tu conferencia y cómo la vas a estructurar?
Es fundamental que controles totalmente el
contenido de tu ponencia:
- que sepas
de qué vas a hablar, cómo vas a exponer la información, qué es lo más
importante y qué información puede resultar menos relevante.
- cuidado
con los mensajes que vas a pasar. La audiencia no podrá quedarse con
demasiados mensajes. Prioriza y no naufragues siendo demasiado ambicioso.
- fundamental
que determines el tono de tu charla, dependiendo de la temática que
abordes, el público al que te diriges, etc.
- ten
siempre en cuenta que un mensaje claro y directo impacta antes en el
receptor. Steve Jobs en sus famosas keynotes aplicaba este principio al
extremo al utilizar expresiones como ‘A partir de ahora dispones de más
1.000 canciones en tu bolsillo’ en vez de quedarse con ‘El nuevo iPod
tiene 4gb de capacidad y 8 horas de autonomía’ por poner tan solo un
ejemplo.
- no
olvides que el humor es también un buen recurso para ganar la atención de
la audiencia.
- es
importante también tener especialmente trabajado y testado (ensaya con
amigos para ver la reacción) los dos primeros minutos de conferencia. Si
empiezas ganando la atención, ya has ganado parte de la batalla, en cambio
si empiezas dejándote la artillería para el final, tienes riesgo de
dejarte la audiencia por el camino.
- El cierre
es un momento también especialmente importante: invitar a la reflexión,
terminar con una pregunta o un desafío o provocar interactuación si el
“formato” lo permite puede poner un broche de oro a tu intervención.
2.- Conoce a
tu público antes de tenerlo en frente.
Ten claro a quién vas a tener enfrente, el
tipo de público al que vas a hablar para adecuar tanto los contenidos como el
lenguaje y el formato de conferencia a desarrollar.
Te puede pasar (es habitual) que el público
sea muy heterogéneo y te preguntes en qué nivel tiene que situar tus mensajes.
Entonces pregúntate: ¿será muy básico para el nivel de la audiencia? o por el
contrario ¿Entenderán este nivel de sofisticación…?
Hemos de asegurar la comprensión pero
también la “entrega de valor”. Nos han invitado a una conferencia y se han
generado unas expectativas sobre mi intervención. Ahí es donde tienes que
concentrarte, caiga quien caiga.
3.- Visita el
lugar y, si no tienes oportunidad, haz una fotografía previa del lugar y de las
características técnicas de la puesta en escena.
Es conveniente que sepas con antelación
como es el lugar donde vas a dar la conferencia:
- ¿un salón
con capacidad para dos mil personas?
- ¿un aula
con 10 personas como máximo de aforo?
- ¿una sala
estrecha y larga en la que se van a ver las diapositivas desde pantallas
de apoyo más pequeñas?
- ¿tengo
que estar sentado o puedo moverme?
- si hay
atril, ¿puedo prescindir de él?
- ¿micro de
solapa, de pie o diadema?
- ¿de qué
tipo de pantalla dispongo?, ¿se ve bien mi presentación?
- ¿puedo
utilizar pasador de diapositivas y puntero lápiz?
Te aseguro que las sorpresas en este
sentido siempre juegan en tu contra. Tenlo todo bajo control.
4.- Practica
antes. Practica mucho.
Como dijo Shakespeare, "las
improvisaciones son mejores cuando se preparan".
Después de prepararte la conferencia al
completo ensaya delante del espejo o delante de amigos, compañeros, familia o
de quién quieras para comprobar que todo se comprende, que nada queda
descontextualizado. Esto te ayudará a comprobar que cumples tiempos, que todos
los elementos que necesitas funcionan correctamente y que el storytelling
de tu relato es completo y fluye.
5.- Promueve
la participación en tu comunidad, antes, durante y después.
Si tu conferencia forma parte de un evento
mayor, aprovecha para promocionar tu participación creando una imagen que
informe del título de tu conferencia, lugar y hora, inserta el logotipo
identificativo del evento del que forma parte y dalo a conocer a través de
redes sociales, web, blogs, email marketing, etc. Considera la posibilidad de
ofrecer descuentos a asistentes, empresas, etc.
6.- Llega una
hora antes
Parece obvio pero es importante. Por ti y
por tu público. Necesitarás conectar tu ordenador, probar audios, comprobar que
el proyector o similar funciona, etc. y hacerlo con el público ya sentado y
esperando tu intervención no da buena imagen.
7.- Crea
expectación
Si cualquier buena historia ha de tener
tres etapas: Inicio, nudo y desenlace, como ya te he adelantado antes, la fase
inicial va a ser importante para asegurar esa atención. Anticipa un poco lo que
va a pasar y deja entrever que hay desenlace final prometedor. No cuentes
todo desde el primer momento en plan ‘sumario’. Abre tu presentación con una
frase que enganche, que cree expectación en tu público y provoque que
permanezcan atentos al desarrollo de tu argumento.
8.-
Equilibrio entre contenido, recursos y narración
No aburras a tu público. Para lograrlo, no
solo te centres en el contenido: apela también a las emociones de los
asistentes con un discurso en el que intervengan elementos de todo tipo e
interacciona con el público. Algunas ideas:
- Incorpora
bromas de comprensión rápida. (un chiste corto, una viñeta, una imagen..)
- Añade
imágenes impactantes. Que expresen de forma “extrema” lo que quieres
contar.
- Utiliza
algún gif animado
- Utiliza
alguna cifra contrastada que valide tu hipótesis
- Plantea
alguna pregunta al público
9.- Crea
empatía
Personaliza parte de tu presentación
empleando elementos ‘locales’ en tu discurso. Resulta tan solo un pequeño
detalle para ti y una gran deferencia para con tu público: anécdotas, ejemplos,
lugares emblemáticos, etc. enriquecerán tu charla y hará que te metas a los
asistentes en el bolsillo.
Intenta usar algún ejemplo relacionado con
la zona donde se desarrolla la conferencia o con la industria a la que se
dirige el evento.
10.- Tu
presentación no se lee: se siente
¿Sabías que las diapositivas con más de 10
palabras tienen un 45% más de posibilidades de distraer y cansar al público que
aquellas con mensajes concisos y directos? No canses a tu público con
presentaciones llenas de párrafos, letras y otros elementos ‘planos’. Los
elementos interactivos como la fotografía, vídeos, efectos de transición, etc.
son perfectos para apoyar tu argumentación.
11.- Haz uso
de todos los recursos
El lenguaje no verbal, los cambios de tono
en la forma de expresarte, las preguntas sorpresas e incluso los silencios
pueden enriquecer tu exposición. Si permaneces estático detrás de un oscuro
atril tienes muchos puntos para que tu conferencia será recordada como
‘oscura’. Conectar con tu público a nivel emocional es parte del éxito.
12.- Y al
acabar…
No pierdas de vista ni las reacciones de la
gente ni los comentarios que hagan a posteriori tanto offline (entre ellos o
contigo mismo) como online: comentarios y menciones en redes sociales,
opiniones, vídeos, etc. El feedback es otro de los ingredientes de la
receta para conseguir una conferencia exitosa.
13.- No te
olvides de los “take aways”
Libros recomendados, descargas gratuitas de
material, memoria a modo de conclusión y otros ejemplos son los ‘take aways’
que no debes olvidar: contenidos con un valor añadido que todo asistente a una
conferencia agradece y que pueden convertirse en un elemento de fidelización
por parte de tu público. Una manera de conectar tu presentación con el día a
día de los asistentes y de que recuerden tu conferencia y apliquen de una forma
real y tangible lo aprendido.
Utiliza esta planificación para preparar
tus ponencias, conferencias o charlas y comprueba como otros profesionales
siguen esquemas que les ayudan a centrarse en el objetivo principal.
Próximamente se celebra en Valencia The Inbounder Global Conference,
el mayor evento de Inbound Marketing de Europa con la asistencia de más
de 20 expertos referentes en el ámbito del marketing digital acostumbrados a
‘lidiar’ con público de todo tipo. ¿Quieres asistir y ver estas prácticas en
directo? Profesionales que no defraudan ni en contenido ni en narración. Un
equilibrio necesario en todo conferenciante de éxito.
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